企業(yè)怎么簽電子勞動合同才合法合規(guī)？

2020年3月4日，人力資源社會保障部辦公廳就關(guān)于訂立電子勞動合同有關(guān)問題作了較為明確的回復(fù)，原文如下：

北京市人力資源和社會保障局：

你局《關(guān)于在疫情防控期間開展勞動合同管理電子化工作的請示》收悉。經(jīng)研究，現(xiàn)答復(fù)如下：用人單位與勞動者協(xié)商一致，可以采用電子形式訂立書面勞動合同。采用電子形式訂立勞動合同，應(yīng)當(dāng)使用符合電子簽名法等法律法規(guī)規(guī)定的可視為書面形式的數(shù)據(jù)電文和可靠的電子簽名。用人單位應(yīng)保證電子勞動合同的生成、傳遞、儲存等滿足電子簽名法等法律法規(guī)規(guī)定的要求，確保其完整、準確、不被篡改。符合勞動合同法規(guī)定和上述要求的電子勞動合同一經(jīng)訂立即具有法律效力，用人單位與勞動者應(yīng)當(dāng)按照電子勞動合同的約定，全面履行各自的義務(wù)。

人力資源社會保障部辦公廳

在疫情期間，企業(yè)與勞動者簽訂勞動合同非常不便，人社部的回函解決了企業(yè)和勞動者簽署勞動合同的難題。同時也帶來了新問題，電子合同在很多人眼里仍然是新鮮事物，簽署電子合同帶來的法律問題會讓人產(chǎn)生一些困惑。企業(yè)怎么簽訂電子勞動合同才合法合規(guī)呢？

全國人大法工委編制的《中華人民共和國電子簽名法釋義》提到：“電子簽名具有多種形式，如：（1）附著于電子文件的手寫簽名的數(shù)字化圖像，包括采用生物筆跡辨別法所形成的圖像；（2）向收件人發(fā)出證實發(fā)送人身份的密碼、計算機口令；（3）采用特定生物技術(shù)識別工具，如指紋或是眼虹膜透視辨別法等。無論采用什么樣技術(shù)手段，只要符合本條規(guī)定的要件，就是本法所稱的電子簽名。當(dāng)事人可以約定選擇可靠的電子簽名應(yīng)當(dāng)具備的條件和采用的技術(shù)方案。盡管規(guī)定了可靠的電子簽名應(yīng)當(dāng)具備的法定條件，但并沒有對達成上述法定條件的電子簽名所需采取的技術(shù)作出統(tǒng)一規(guī)定。”

根據(jù)《電子簽名法》第十三條規(guī)定，可以使用如下方法保證己方和對方電子簽名的可靠性：

1）采用人臉識別技術(shù)、銀行卡要素等多重手段進行實名認證，確保電子簽名為本人專有。

2）采用加密登錄、預(yù)留手機動態(tài)碼確保簽署行為是簽署人控制。

3）合同文檔轉(zhuǎn)換為防篡改PDF文件。

4）持有《電子認證服務(wù)許可證》的第三方電子認證服務(wù)機構(gòu)認證：①CA證書，為電子合同的簽約主體頒發(fā)用于身份識別的數(shù)字證書。②可信時間戳認證（TSA），保障電子合同的簽約時間和內(nèi)容完整性，防止合同篡改和偽造。

在司法實踐里，法院對電子簽名的認可程度和電子簽名是否為當(dāng)事人所控制，電子簽名行為是否是當(dāng)事人真實意愿等因素密切相關(guān)，同時與電子認證機構(gòu)的資質(zhì)、認證方式、認證是否具有瑕疵等也具有較高的關(guān)聯(lián)性。

所以，企業(yè)和個人要想簽署合法合規(guī)的電子合同，最好滿足法律法規(guī)對訂立電子合同的程序性要求，避免日后產(chǎn)生糾紛。

企業(yè)簽訂電子勞動合同合規(guī)建議：

一、不建議采用短信、微信和電子郵件的方式簽訂合同

短信、微信、電子郵件比較難實現(xiàn)電子簽名的要求，因此一旦發(fā)生糾紛，難以被認定為有效電子勞動合同。若采用該方式，企業(yè)日后會負有較重的舉證責(zé)任，比如，企業(yè)必須證明電子郵箱、微信號等使用者的身份。另外，證據(jù)也較難保存，比如手機故障或者丟失，或者清空聊天記錄等等。

二、不建議自建平臺進行電子勞動合同簽訂

用人單位應(yīng)保證電子勞動合同的生成、傳遞、存儲等法律要求，確保完整、準確、不被篡改。同時，《電子簽名法》也規(guī)定，當(dāng)事人也可以選擇使用符合其約定的可靠條件的電子簽名。這樣看來，企業(yè)可以選擇自建平臺進行電子勞動合同的簽訂。但是，若要保證電子簽名可靠，最好能滿足《電子簽名法》第十三條要求的所有可靠要件。企業(yè)在自建平臺上簽署的電子合同，很難證明合同數(shù)據(jù)的完整、準確、可靠性，舉證成本較高。另外，規(guī)模較小的企業(yè)看恐怕很難自建平臺。所以，企業(yè)最好選擇可靠的第三方服務(wù)平臺。

三、建議企業(yè)與第三方服務(wù)平臺合作

企業(yè)與第三方電子合同平臺合作一般要經(jīng)過下面一些步驟：

1）企業(yè)要先找到第三方電子合同平臺。

2）和第三方平臺溝通，企業(yè)和勞動者都需要認真了解操作方式和服務(wù)流程。

3）企業(yè)和勞動者都需要在平臺實名認證，認證方式或許會有所不同。

4）勞動者和企業(yè)可以在第三方平臺制作電子簽名和電子印章。

5）企業(yè)擬定電子勞動合同文件通過電子文檔形式上傳到平臺服務(wù)器，由企業(yè)發(fā)送給勞動者簽署。

6）員工實名登錄平臺后，使用電子簽名完成簽署。

7）簽署后，平臺自動生成數(shù)據(jù)文本并進行備案留存，禁止任何一方修改。

目前，企業(yè)和第三方服務(wù)平臺的合作模式已經(jīng)相對成熟，運用起來也比較便捷高效。電子合同簽署采用了非對稱加密技術(shù)、CA證書、第三方取時技術(shù)等科技手段，使得電子合同一旦出現(xiàn)改動都能被發(fā)現(xiàn)。

電子合同作為合同簽署形式，將得到更廣泛的應(yīng)用。通過以上的梳理，希望能讓大家對電子合同有一個清晰的了解。