電子簽章系統(tǒng)怎么用？操作難不難？

一種電子簽章系統(tǒng)包括控制臺和簽署系統(tǒng)兩部分，電子簽章系統(tǒng)的使用非常簡單，我們分為兩部分介紹。第一部分是控制臺的使用，第二部分是簽署系統(tǒng)的使用。

一、電子簽章系統(tǒng)控制臺應(yīng)用說明

1.整體流程說明

①管理員賬號創(chuàng)建

②員工賬號創(chuàng)建和使用

③部門崗位創(chuàng)建

④審批流和白名單設(shè)置

⑤合同模板

⑥簽章管理

2.主要流程詳細(xì)說明

①創(chuàng)建部門

創(chuàng)建一級部門：在組織架構(gòu)模塊，頁面左上角，點(diǎn)擊按鈕“創(chuàng)建部門”。

創(chuàng)建一級以下部門：選擇要?jiǎng)?chuàng)建子部門的上級部門，然后通過菜單喚出創(chuàng)建按鈕“添加子部門”。

②創(chuàng)建崗位角色

在崗位角色模塊，頁面的右上角，點(diǎn)擊按鈕“添加崗位”即可。

③創(chuàng)建員工賬號

在員工創(chuàng)建彈窗中，手機(jī)號、真實(shí)姓名、身份證號三項(xiàng)信息為必填項(xiàng)。員工賬號創(chuàng)建完成，原則上意味著公司同意授權(quán)給該員工在簽署合同時(shí)以公司名義對外簽署（員工在發(fā)起合同或接收合同時(shí)，用的是創(chuàng)建員工賬號時(shí)的手機(jī)號，但是以公司名義進(jìn)行發(fā)送或接收的）

批量員工賬號創(chuàng)建說明：批量創(chuàng)建員工賬號時(shí)，上傳的excel文件資料應(yīng)符合客戶模板格式，否則會(huì)嚴(yán)重影響系統(tǒng)識別率。

④查看公司合同

每一個(gè)新創(chuàng)建的員工賬號無查看公司合同的權(quán)限，如需要查看，則需管理員賦予其查看公司合同的權(quán)限。控制臺設(shè)置完成后，被授權(quán)的賬號可登錄專業(yè)版簽署系統(tǒng)，進(jìn)入用戶中心下的公司合同信息模塊，選擇要查看的部門進(jìn)行部門合同查看。

⑤審批流創(chuàng)建和使用

第一步：創(chuàng)建審批流，如下圖所示，

第二步：添加審批人和審批發(fā)起人，每一個(gè)新創(chuàng)建的審批流，都必須要添加審批發(fā)起人（能夠使用該審批流的員工）和審批人，未成為審批發(fā)起人的員工，則無法使用該審批流（不可見）。

第三步：增刪審批節(jié)點(diǎn)，點(diǎn)擊最終審批節(jié)點(diǎn)前的加號即可增加審批節(jié)點(diǎn)，每個(gè)節(jié)點(diǎn)的右上角‘×’用于刪除（審批發(fā)起人和最終審批人無法刪除）。

⑥合同模板使用

a、合同模板與審批流的關(guān)系

合同模板是掛靠在審批流下的，每一個(gè)審批流下面可以掛靠多個(gè)合同模板。所以，要使用合同模板，應(yīng)先創(chuàng)建審批流。此外，只有能夠使用審批流的員工，才能使用掛靠（綁定）在審批流下的模板。

b、上傳合同模板

選擇要掛靠的審批流，在審批流列表的操作列，點(diǎn)擊按鈕‘設(shè)置’，進(jìn)入審批流設(shè)置頁，然后繼續(xù)切換到合同模板綁定頁面，此時(shí)，點(diǎn)擊按鈕即可上傳合同模板，如下圖所示：

c、模板設(shè)置

只需將右側(cè)藍(lán)色虛線框拖動(dòng)至合同內(nèi)要編輯的位置，點(diǎn)擊保存即可（員工在編輯時(shí)，文字是貼著藍(lán)色虛線底部顯示的，因此，底部藍(lán)色虛線的位置很關(guān)鍵，設(shè)置時(shí)要格外注意，否則容易造成編輯后的文字與附近的文本對不齊的現(xiàn)象），如下圖：

d、保存模板

保存后的模板，對應(yīng)審批流的審批發(fā)起人登錄專業(yè)版簽署系統(tǒng)，在我的模板頁面可見，員工僅有對合同模板的使用權(quán)。

⑦電子簽章管理

管理員在控制臺簽章管理模塊添加簽章，添加完成后，員工在專業(yè)版簽署系統(tǒng)可進(jìn)行使用（僅限于使用權(quán)），簽章被任意員工使用后，管理員就不能刪除。（簽章僅是系統(tǒng)用來更直觀地呈現(xiàn)簽署情況的圖片，根據(jù)《電子合同簽名法》，其并不對響合同的有效性以及合法性產(chǎn)生任何影響。）

⑧控制臺疑問解答--管理員賬號能簽署合同嗎？

首先，要明確區(qū)分的是控制臺不能發(fā)起和接收合同，只有專業(yè)版簽署系統(tǒng)才能簽署合同。也就是說，若想要簽署合同，則必須登錄專業(yè)版簽署系統(tǒng)。

放心簽后臺在創(chuàng)建管理員賬號時(shí)，會(huì)默認(rèn)把管理員作為員工添加至員工列表，同時(shí)還會(huì)將其添加至合同發(fā)起白名單和接收白名單。

所以，每一個(gè)管理員賬號不僅能作為管理員身份登錄控制臺，同時(shí)也能作為員工身份登錄專業(yè)版簽署系統(tǒng)，并且能夠自由發(fā)起合同（不走審批流）和接收外部合同。

二、電子簽章簽署系統(tǒng)應(yīng)用說明
1.電子合同發(fā)起流程

①登錄放心簽平臺，注冊一個(gè)賬戶

②新賬號需要經(jīng)過實(shí)名認(rèn)證才能簽發(fā)合同，當(dāng)前版本支持個(gè)人認(rèn)證和企業(yè)認(rèn)證兩種。其中企業(yè)認(rèn)證可以是法人認(rèn)證（系統(tǒng)自動(dòng)審核）或者非法人認(rèn)證（需要授權(quán)委托書，并人工審核后才能認(rèn)證成功）。

③認(rèn)證通過后就可以發(fā)起合同了。可以選擇：本地上傳和合同模板兩種方式發(fā)起合同。前者直接上傳合同文本即可（目前僅支持word和PDF格式）；如果使用合同模板，需要預(yù)先在合同模板里編輯好的模板內(nèi)容。模板上傳后可以通過“設(shè)置”功能，對合同進(jìn)行二次編輯，設(shè)置簽署人（即合同發(fā)送對象）的可編輯區(qū)域。

④上傳或調(diào)用模板后，可以正式地進(jìn)行合同發(fā)起的操作。我們可以修改合同名稱、簽署截止日期（基礎(chǔ)版簽署方式僅支持最常規(guī)的無序簽署），以及添加簽署方。簽署方可以是企業(yè)（必須是已認(rèn)證過的企業(yè)）或個(gè)人，且身份一定不能填錯(cuò)哦；簽署方也可以是多個(gè)；歷史發(fā)送人可通過通訊錄添加。

⑤內(nèi)容都填好了，就可以點(diǎn)擊右下角的“下一步”，設(shè)置發(fā)起方簽章的位置，以及規(guī)劃簽署方的簽署區(qū)域，注意所有簽署方的區(qū)域必須都進(jìn)行規(guī)劃后，才能進(jìn)行到下一步。用戶也可更換自己的簽章，并隨時(shí)將當(dāng)前未發(fā)起的合同保存為草稿。

⑥所有簽章和簽署區(qū)域放置好后，就可以發(fā)起合同了，需要填寫合同發(fā)起方的手機(jī)驗(yàn)證碼（意愿認(rèn)證），方可成功過發(fā)起合同。發(fā)送成功后，您可以隨時(shí)進(jìn)行合同提醒、合同下載或合同撤回等操作。

⑦隨時(shí)可通過左側(cè)的合同管理里，查詢合同信息或進(jìn)行合同歸檔。

2.電子合同模板使用流程

①首先，上傳的模板文件中，需要把可編輯區(qū)域預(yù)留可操作的空間。

②將文本編輯區(qū)域拖曳到指定位置，注意，僅可控制文本框的位置和長度。

③使用模板發(fā)起合同，需要點(diǎn)擊模板上的“使用”按鈕。

④使用合同模板發(fā)起的合同，需要選擇發(fā)起方還是簽署方編輯合同文本。

⑤如果是發(fā)起方編輯，合同編輯完成后，可以直擊進(jìn)入合同發(fā)起流程（即發(fā)起方先簽章，簽署方后簽章）。如果是簽署方負(fù)責(zé)編輯，合同需先進(jìn)行簽署區(qū)域的劃分，然后合同會(huì)發(fā)送給簽署方，由簽署方編輯并簽章后，發(fā)回給發(fā)起方再進(jìn)行簽章（即簽署方先簽章，發(fā)起方后簽章），簽后合同即生效。