企業(yè)合同管理的四大誤區(qū)

企業(yè)的合同管理有很多誤區(qū)。本文列舉了對合同管理的四個誤解，希望能糾正合同管理中對企業(yè)的一些錯誤看法。

第一，合同管理中的定位合同管理很多企業(yè)認(rèn)為合同管理是對合同(紙質(zhì)文件，也就是合同書)的管理。中心工作是根據(jù)公司內(nèi)部的簽約授權(quán)級別，對談判中的合同進(jìn)行審核、會簽、蓋章，然后對簽訂的合同進(jìn)行備份、分類、歸檔、保管。這種合同管理模式將合同管理的本質(zhì)視為合同訂立過程中的過程管理，并不能真正有效地防范企業(yè)的法律風(fēng)險，實現(xiàn)企業(yè)的合同管理目標(biāo)，屬于計劃經(jīng)濟(jì)下借鑒行政管理模式的傳統(tǒng)思維。

從靜態(tài)管理的角度來看，這種合同管理模式將合同管理理解為一種簡單的合同文件管理，而動態(tài)流程則是由業(yè)務(wù)部門擬定合同樣稿，法律部門對合同的法律問題進(jìn)行審核，最后由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)簽字并交給辦公室蓋章。這種管理模式忽略了合同指派審核的細(xì)節(jié)，包括當(dāng)事人的背景信息、前期談判的重點、合同履行的技術(shù)細(xì)節(jié)等等。

事實上，企業(yè)的法律風(fēng)險存在于商業(yè)交易的整個過程中，包括合同談判(包括新客戶開發(fā))、合同簽訂和合同履行(包括交付貨物或服務(wù)以及支付貨款)。目前，中國企業(yè)面臨兩大合同法律風(fēng)險，一是保質(zhì)保量及時交貨問題，二是應(yīng)收賬款回收問題。

第二，合同管理被視為公司法務(wù)部門的專屬工作。很多企業(yè)認(rèn)為合同管理是公司法務(wù)部的專屬工作，其他部門只配合法務(wù)部的工作。甚至很多中小企業(yè)根本沒有法律部門，也沒有專門的人負(fù)責(zé)合同管理的工作。我們覺得這個合同管理模式不對。由于法律部只是參與合同管理的職能部門，所以公司很多部門都與合同管理關(guān)系密切。

以合同審查為例，目前的合同審查機(jī)制基本上是業(yè)務(wù)部門將合同文本提交給法律部門進(jìn)行正式審查。由于法律部門不了解合同的背景信息，無法掌握合同簽訂過程的細(xì)節(jié)，無法有效審查合同的合法性、合理性和可行性，進(jìn)而無法有效識別潛在的法律風(fēng)險。為了保證合同目的的順利實現(xiàn)，合同評審不僅要對提出的紙質(zhì)條款進(jìn)行風(fēng)險評審，還要了解合同的整個談判和協(xié)商過程，追溯合同中反映的每個問題的來源，了解交易背景、自己一方的立場和關(guān)注的主要內(nèi)容，并與財務(wù)部門和業(yè)務(wù)部門共同評審合同的有效性。在合同履行階段，傳統(tǒng)的模式是法律部門不主動參與，但實際上企業(yè)的各個管理部門需要協(xié)同工作，法律部門應(yīng)該成為合同履行的協(xié)調(diào)者和監(jiān)督者。

因此，合同管理應(yīng)該涉及到企業(yè)的所有部門，而不僅僅是法律部門的工作。

第三，注重合同簽訂環(huán)節(jié)，忽略合同履行環(huán)節(jié)。如今，許多企業(yè)非常重視合同簽訂環(huán)節(jié)，并建立了合同審批方法和流程，但卻沒有重視合同履行中的法律風(fēng)險控制(包括合同變更、轉(zhuǎn)讓和解除等)。).我們認(rèn)為，簽訂合同的目的是為了實現(xiàn)合同的價值，但簽訂合同后并不會完全自動履行。目前，許多企業(yè)沒有建立合同履行的法律風(fēng)險控制機(jī)制，沒有必要的證據(jù)意識，導(dǎo)致對方不知道違約時面臨的法律風(fēng)險，更不知道如何妥善處理。比如合同法規(guī)定質(zhì)量問題要及時通知對方，但是很多企業(yè)對于質(zhì)量異議通知的內(nèi)容怎么寫并沒有明確的概念。

第四，注重事后訴訟救濟(jì)，忽視訴前法律風(fēng)險預(yù)警機(jī)制的建立。很多企業(yè)認(rèn)為合同管理只是為了方便糾紛解決的制度設(shè)計，著眼于完善法律糾紛的訴訟解決機(jī)制，不注重對法律風(fēng)險的事前識別和評估，往往會發(fā)現(xiàn)自己在糾紛中陷入法律風(fēng)險，導(dǎo)致要么勝訴卻發(fā)現(xiàn)被告資不抵債，要么敗訴。其實預(yù)防訴訟的成本比訴訟本身小很多，效果也很明顯。

總之，企業(yè)應(yīng)建立動態(tài)合同管理監(jiān)管機(jī)制，針對可能出現(xiàn)的不利于未來訴訟局面的法律風(fēng)險采取預(yù)警措施，避免或減少不必要的業(yè)務(wù)損失。