隨著這些年互聯(lián)網(wǎng)與傳統(tǒng)企業(yè)的不斷融合，企業(yè)文件管理越來越多地囊括了電子憑證、電子賬簿、電子合同、電子報表等電子文件資料。很多企業(yè)在進(jìn)行企業(yè)文件管理的時候，也需要建立其適合的電子憑證、線上走支付、電子合同等體系，放心簽這樣國內(nèi)領(lǐng)先的第三方電子合同平臺，因其電子合同管理優(yōu)勢，近年來受到了眾多企業(yè)的青睞。

然而，目前電子合同在我國尚處于起步階段 ，很多企業(yè)對于電子合同并不了解。什么是電子合同，電子合同在企業(yè)文件管理中能起什么樣的作用，也就成了很多企業(yè)行政人員和財務(wù)人員需要弄清楚的問題。

1. 什么是電子合同

電子合同是雙方或多方當(dāng)事人，通過互聯(lián)網(wǎng)以電子形式達(dá)成的設(shè)立、變更、終止某種民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。

《電子簽名法》內(nèi)部分條款規(guī)范了電子合同的使用。只要合同簽署各方都經(jīng)過實名認(rèn)證，且是根據(jù)《電子簽名法》認(rèn)可的可靠電子簽名，這份電子合同則具備和紙質(zhì)合同手寫簽章同等的法律效力。

也就是說，引入可靠電子簽名，電子合同才具備法律效力。這是因為《電子簽名法》第五條至第八條規(guī)定，鎖定簽約主體真實身份、有效防止文件篡改、精確記錄簽約時間的電子合同才被法律認(rèn)可。電子簽名作為必要的技術(shù)手段，是電子合同法律效力的保障。

2. 電子合同在企業(yè)文件管理中起著怎樣的作用

傳統(tǒng)的企業(yè)文件管理依靠紙質(zhì)材料，企業(yè)各職能部門之間信息溝通不暢，總部與分公司之間由于地理阻隔難以互聯(lián)互通，企業(yè)的財務(wù)資源配置、信息交流和業(yè)務(wù)動作難以協(xié)調(diào)同步。在這種情況下，高效的文件管理幾乎不可能實現(xiàn)。比如審批流程稍一復(fù)雜，紙質(zhì)材料不易傳遞、容易丟失、容易篡改的特性就會大大降低企業(yè)內(nèi)部的信息流通效率。

使用電子合同則能幫助企業(yè)避免這樣的麻煩。例如電子合同的審批，這項工作就可以在電子合同平臺上進(jìn)行。電子合同的上傳、審閱、流轉(zhuǎn)，各部門之間傳閱、簽署電子合同只需在線上完成，傳遞過程中電子合同也不會被輕易改動和丟失。

又比如報賬過程也可以直接應(yīng)用電子合同，大大優(yōu)化報賬過程。合同報賬過程中需要反復(fù)提供、掃描、傳遞、稽核、保管紙質(zhì)合同。電子合同線上傳遞，就能夠節(jié)省這些費時費力的勞動。報賬過程中，有些人可能會利用未簽字、未審批合同報賬、利用不同合同版本取得報賬利益。而電子合同相較紙質(zhì)合同簽署流程更規(guī)范，合同內(nèi)容不能篡改，未簽字、未審批合同難以用于報賬，流程上的漏洞也就堵住了。

除了幫助企業(yè)提高效率、規(guī)范流程，電子合同可以幫助企業(yè)節(jié)省成本。一份傳統(tǒng)紙質(zhì)合同成本平均需要25元，采用電子合同成本不到5元，降低75%的運營費用，一家年簽署10萬份合同的企業(yè)，一年可以節(jié)省200萬的費用，最少節(jié)省2名的運營人員。

3. 電子合同怎么用

對于合同量較大、內(nèi)部合同管理要求嚴(yán)格的企業(yè)，最好還是選擇放心簽這樣可靠的第三方電子合同平臺。

首先，電子合同是企業(yè)內(nèi)部重要的私密信息，需要高度安全的電子合同服務(wù)。放心簽獲得公安部等級保護(hù)測評三級(銀行級別安保等級)、通過ISO27001安全認(rèn)證，通過放心簽平臺真實的身份認(rèn)證、可靠的電子簽名、先進(jìn)的第三方取時、區(qū)塊鏈存證等技術(shù)手段，能夠有效保障企業(yè)的合同安全。

其次，放心簽還具有權(quán)威的認(rèn)證系統(tǒng)，采用國家機(jī)構(gòu)認(rèn)證技術(shù)，確保放心簽電子合同簽署主體真實身份。

最后，放心簽還可以提供從電子合同簽署、托管、出證到糾紛解決的全流程閉環(huán)法律服務(wù)。凡在放心簽平臺簽定合同的用戶在出現(xiàn)爭議糾紛后可以直接在線提交申請，實現(xiàn)一鍵仲裁，并可以隨時登陸查詢案例進(jìn)展，享受快速、高效、便捷的在線仲裁服務(wù)。

有這么多的貼心服務(wù)，放心簽電子合同可以說為企業(yè)文件管理的電子合同需求提供了良好的解決方案。