合同也是需要進行管理的，相信這一點大家都是知道的吧。采購合同也不例外，也是需要管理的。而且，采購合同管理流程有一定的要求。那么，大家對于采購合同管理流程了解多少呢?下面，小編將會為大家詳細(xì)的介紹一下相關(guān)的知識。

一、采購合同管理流程

合同：是當(dāng)事人或當(dāng)事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。依法成立的合同，受法律保護。廣義合同指所有法律部門中確定權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。

⑴ 合同正文應(yīng)包含的要素

1) 合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點;

2) 采購物品/項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、總價及合同總額，清單、技術(shù)文件與確認(rèn)圖紙是不可分割的部分;

3) 包裝要求;

4) 合同總額應(yīng)含稅，特殊情況應(yīng)注明;

5) 付款方式;

6) 工期;

7) 質(zhì)量保證期;

8) 質(zhì)量要求及規(guī)范;

9) 違約責(zé)任和解決糾紛的辦法;

10) 雙方的公司信息;

11) 其他約定。

⑵ 合同簽訂及其規(guī)定

1) 如涉及到技術(shù)問題及公司機密的，注意保密責(zé)任;

2) 擬定合同條款時一定要將各種風(fēng)險降低到最低;

3) 為防止合同工程量追加或追加無依據(jù)，打包采購時要求供貨方提供分項報價清單;

4) 遇貨物訂購數(shù)量較大且價格較大或難清點的情況時務(wù)必請廠商派代表來場協(xié)助清點;

5) 質(zhì)保期一定要明確從什么時候開始并應(yīng)盡量要求廠商延長產(chǎn)品保質(zhì)期;

6) 詳細(xì)約定發(fā)票的提供時間及要求;

7) 與初次合作的單位合作時，應(yīng)少付預(yù)付款或不付預(yù)付款;

8) 違約責(zé)任一定要詳細(xì)、具體;

9) 比價匯總表巡簽完畢后方可進行合同的簽訂工作;

10) 合同簽訂應(yīng)按照附表七(合同審查批準(zhǔn)單)的格式對合同初稿進行巡簽審查;

11) 合同巡簽審查通過后應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字，加蓋公司合同章方可生效;

12) 簽訂的所有合同應(yīng)及時報送財務(wù)部門。

二、付款及合同執(zhí)行：

1、付款規(guī)定

⑴ 按照進度付款的采購項目必須確保質(zhì)檢合格方可付款;

⑵ 按照貴公司規(guī)定和合同約定達到付款條件的合同在付款時應(yīng)填寫附表八(資金支出審批單)，該審批單巡簽我那比后提交財務(wù)部付款;

⑶ 財務(wù)部門在接到付款審批單后應(yīng)在3天內(nèi)付款，以免影響合同的執(zhí)行和供貨周期，遇特殊情況狂延期付款的應(yīng)及時通知采購部并匯報公司領(lǐng)導(dǎo)。

2、合同執(zhí)行

⑴ 已簽訂合同由采購部項目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)跟進，由采購部負(fù)責(zé)人進行監(jiān)督，如出現(xiàn)問題，采購部應(yīng)及時提出建議或補救措施，并及時通知請購部門及公司領(lǐng)導(dǎo);

⑵ 已簽訂的合同在執(zhí)行期間，應(yīng)及時掌握合作單位對于合同義務(wù)和責(zé)任的履行情況，跟蹤并督促其保質(zhì)保量，按時履約;

⑶ 合同在履行期間應(yīng)按照上方約定嚴(yán)格執(zhí)行合同，遇未盡事宜應(yīng)及時協(xié)商并簽訂補充合同。

綜上所述，采購合同管理流程，主要是對合同的內(nèi)容進行規(guī)范化管理， 已簽訂的合同在執(zhí)行期間，應(yīng)及時掌握合作單位對于合同義務(wù)和責(zé)任的履行情況，跟蹤并督促其保質(zhì)保量，保障按時履約，按照進度付款的采購項目必須確保質(zhì)檢合格方可付款