工業(yè)4.0時(shí)代，電子簽約平臺如何助力企業(yè)智能化管理供應(yīng)鏈

談及工業(yè)4.0，很多人會想到智能工廠、云、IoTS、RFID這些流行詞。它是德國政府在2013年正式推出，用于描述制造業(yè)數(shù)字化項(xiàng)目的戰(zhàn)略。國內(nèi)企業(yè)認(rèn)識到了工業(yè)4.0的潛能，并致力于尋找可以用來實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的技術(shù)，將其從一種概念落實(shí)到具體的應(yīng)用場景。在供應(yīng)鏈場景中引入“電子簽約”就是其中的一種創(chuàng)新嘗試。

一、制約供應(yīng)鏈發(fā)展的三大簽約問題

現(xiàn)代供應(yīng)鏈?zhǔn)且粭l以制造為核心，囊括計(jì)劃、采購、制造、物流、交付、銷售、乃至售后的價(jià)值鏈。鏈條上主體眾多，且只要有合作和交易就會涉及簽約，而簽約效率一旦變化將會影響整個企業(yè)的生產(chǎn)和銷售計(jì)劃。

目前，許多企業(yè)正在構(gòu)建極速供應(yīng)鏈 (Just-in-time)，通過整合供應(yīng)鏈的各個環(huán)節(jié)，提升供應(yīng)鏈的響應(yīng)速度。在這當(dāng)中我們看到了ERP、WMS(倉儲管理系統(tǒng)）、CRM、SRM（供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)）、MES（智能制造執(zhí)行系統(tǒng)）、OA等系統(tǒng)的建設(shè)，感受到了企業(yè)促進(jìn)業(yè)務(wù)線上化所做的努力。所以當(dāng)各方面的業(yè)務(wù)都在朝線上管理推進(jìn)時(shí)，一些企業(yè)注意到了傳統(tǒng)簽約對供應(yīng)鏈線上協(xié)同的掣肘，此前被忽略的一系列簽約問題引起了企業(yè)的重視。

1.銷售合同線下流轉(zhuǎn)，無法精確排產(chǎn)排期

制造企業(yè)的生產(chǎn)排期與銷售訂單息息相關(guān)。雖然該企業(yè)的生產(chǎn)排期流程有IT系統(tǒng)進(jìn)行管理實(shí)現(xiàn)了智能化，但是從銷售訂單流轉(zhuǎn)到生產(chǎn)排期系統(tǒng)這一環(huán)，仍然是以人工與紙質(zhì)合同的形式進(jìn)行處理，無法形成完整的自動化閉環(huán)，影響了整個銷售生產(chǎn)體系的運(yùn)轉(zhuǎn)效率。

該企業(yè)對生產(chǎn)管理以及物料采購的管理非常嚴(yán)格，需要銷售部門確認(rèn)銷售合同簽署成功后，才能開始排產(chǎn)排期、儲備物料。以往，從銷售簽約到排產(chǎn)排期的業(yè)務(wù)流程為：企業(yè)簽署→合同郵寄→經(jīng)銷商簽署→合同寄回→人工錄入系統(tǒng)→系統(tǒng)內(nèi)審核→排產(chǎn)排期。

這樣經(jīng)常會遇到合同雖已簽署成功，但因?yàn)槿栽卩]寄過程中，所以無法快速進(jìn)行審核也不能開啟物料儲備和生產(chǎn)排期。在制造業(yè)中，產(chǎn)能和物資儲備是決定企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)效率的核心，多儲備一天的物料或提前一天進(jìn)行排產(chǎn)將能節(jié)省大量資金。

2.簽署時(shí)間難確認(rèn)，影響銷售激勵核算發(fā)放

成熟的“生產(chǎn)制造+銷售型”企業(yè)，通常需要渠道經(jīng)銷商伙伴通力配合服務(wù)客戶并攻占市場。所以制造型企業(yè)的銷售激勵管理制度必須清晰，其中就包括明確的簽約時(shí)間節(jié)點(diǎn)。以往簽署銷售訂單時(shí)，企業(yè)無法對合同的簽署時(shí)間進(jìn)行有效管理：會出現(xiàn)合同實(shí)際簽訂日期和合同文本上簽署日期不一致、合同在流轉(zhuǎn)郵寄中無法確認(rèn)其實(shí)際簽署時(shí)間、無法確認(rèn)合同中的時(shí)間信息是否經(jīng)過修改或事后補(bǔ)充等問題。

這些問題給激勵發(fā)放的管理人員帶來了較大的核對工作量，同時(shí)也承擔(dān)了相應(yīng)的管理責(zé)任。據(jù)了解，客戶在實(shí)際的激勵發(fā)放中曾出現(xiàn)過因銷售人員和公司總部對合同簽訂日期理解不一致，需反復(fù)溝通協(xié)商或上級接入裁判的情況。

3.合規(guī)問題難規(guī)避，健康供應(yīng)鏈建設(shè)受阻

（1）首先，無法保證蓋章文件與審批文件為同一份文件

當(dāng)前很多企業(yè)都是在線完成合同審批，之后打印出來去印章管理員處蓋章。

常見流程

01、法務(wù)擬定合同內(nèi)容，針對個性化條款與簽約方進(jìn)行溝通。

02、合同內(nèi)容確認(rèn)后由受到監(jiān)管的人員打印郵寄給簽署方，引導(dǎo)并催促對方完成蓋章。

03、對方蓋章后需由本方指定人員進(jìn)行接收，統(tǒng)一交到指定對接人進(jìn)行整理匯總。

審核無誤后，有蓋章權(quán)限的人員進(jìn)行最終蓋章操作。紙質(zhì)文件本方保存一份，另一份再由對接人郵寄交給對方企業(yè)。整個過程有很多人員經(jīng)手，且銷售訂單與個人利益緊密掛鉤。這時(shí)如何保證蓋章文件和審批文件為同一份文件？如何平衡流程中的效率和風(fēng)險(xiǎn)合規(guī)問題？我們在與未使用電子簽約的企業(yè)交流時(shí)，大家普遍認(rèn)為“如果說簽約效率低還能忍受，那潛在的合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)（陰陽合同、私刻印章、合同修改、串通謀私）是必須解決的。”

（2）另外，供應(yīng)商、經(jīng)銷商等合作伙伴的主體資質(zhì)存在隱患

企業(yè)的業(yè)務(wù)質(zhì)量與供應(yīng)商/經(jīng)銷商等合作伙伴的質(zhì)量密切相關(guān)。對于那些有問題的供應(yīng)商/經(jīng)銷商，在準(zhǔn)入環(huán)節(jié)往往很難被發(fā)現(xiàn)。之前企業(yè)會定期收集供應(yīng)商、經(jīng)銷商、代理商等合作伙伴的紙質(zhì)資質(zhì)材料，這樣做除了難以鑒別真?zhèn)危€經(jīng)常發(fā)生經(jīng)銷授權(quán)書、質(zhì)檢報(bào)告等過期以及人證不符等問題。很多時(shí)候，企業(yè)無法及時(shí)跟蹤驗(yàn)真，對供應(yīng)鏈上各相關(guān)方的經(jīng)營情況了解受限。后期一旦出現(xiàn)糾紛難以舉證，造成經(jīng)營合作上的管理隱患。

二、電子簽約帶給供應(yīng)鏈的三個重大變化

通過電子簽約平臺，企業(yè)各個子公司及不同的業(yè)務(wù)線，可以在其基礎(chǔ)上打造“上層建筑”，對簽約進(jìn)行統(tǒng)一的電子化改造。

1.補(bǔ)全簽約線上化環(huán)節(jié)后，生產(chǎn)排期流程實(shí)現(xiàn)自動化

實(shí)現(xiàn)了從下單到生產(chǎn)全流程的可視化、不斷鏈。優(yōu)化后的生產(chǎn)排期流程比以往的7個流程節(jié)點(diǎn)，省去了4個節(jié)點(diǎn)，流程更加精簡。

通過電子簽約平臺，排產(chǎn)排期管理人員可在線查詢合同簽署狀態(tài)，以往合同簽署后需要人工收回并錄入，核對后在系統(tǒng)內(nèi)提交方可執(zhí)行排產(chǎn)排期。從簽約到執(zhí)行排期，至少需要一到兩個星期。采用電子合同后，一旦簽署完畢，合同狀態(tài)數(shù)據(jù)立刻同步至系統(tǒng)，不需審核即可開啟排產(chǎn)排期流程，平均可提前3-5天排期排產(chǎn)，極大提高了生產(chǎn)效率與資金利用率。

2.激勵發(fā)放流程實(shí)現(xiàn)客觀可信

客戶方的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人：“通過使用電子簽約平臺，可以清晰地查詢到每一筆訂單的實(shí)際簽署時(shí)間，銷售人員無法對時(shí)間進(jìn)行更改，因此銷售激勵的獎勵發(fā)放更加直接和客觀。”

3.健全了集團(tuán)的風(fēng)險(xiǎn)識別管控體制

無論是在公司內(nèi)部定期舉辦“合規(guī)主題日”向員工宣貫合規(guī)經(jīng)營的重要性，還是在供應(yīng)商大會上做合規(guī)宣講，種種舉措都讓我們看到了客戶對合規(guī)體系的重視。用客戶的話講“完善的合規(guī)體系是公司的重要競爭優(yōu)勢，誠信的經(jīng)營方式可以鞏固我們業(yè)務(wù)的可持續(xù)性。”

此次電子簽約的加入也讓企業(yè)的內(nèi)部員工和外部合作伙伴對合規(guī)有了更加直觀的感受。

如，合同一經(jīng)發(fā)出，任何人都無法對合同內(nèi)容進(jìn)行編輯修改。合同流轉(zhuǎn)后，自動通知蓋章負(fù)責(zé)人，蓋章負(fù)責(zé)人僅需審核時(shí)間和關(guān)鍵條款，無需審核通用條款，不必?fù)?dān)心篡改。

未來的5-10年，企業(yè)的數(shù)字化創(chuàng)新將不僅局限于對外部客戶產(chǎn)生商業(yè)價(jià)值，也要對內(nèi)部的其他部門產(chǎn)生商業(yè)價(jià)值。