任何一個(gè)企業(yè)的運(yùn)行都離不開合同，甚至從一定程度上來說，企業(yè)的運(yùn)營(yíng)實(shí)際就是合同的簽訂、合同的履行。比如對(duì)內(nèi)的勞動(dòng)合同，對(duì)外的買賣合同、采購(gòu)合同、銷售合同、租賃合同、承攬合同等等。

隨著企業(yè)的發(fā)展壯大，它的合同數(shù)量和合同類型也會(huì)變得越來越多，而這些合同對(duì)于企業(yè)的生存至關(guān)重要。

如何保護(hù)好合同內(nèi)容的信息、如何做好合同的分類存儲(chǔ)、如何讓大家快速獲取和查閱合同等環(huán)節(jié)，都對(duì)企業(yè)提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。

一、合同簽署的常見痛點(diǎn)

1.簽約流程慢

在當(dāng)下疫情階段，跨地區(qū)的合同簽署、公司內(nèi)部辦事處之間的合同傳閱等操作都變得非常困難。

比如我們與其他城市的公司簽訂合同時(shí)，要寄過去等對(duì)方蓋完章之后再寄過來，來回可能要花費(fèi)一周時(shí)間，非常影響企業(yè)運(yùn)營(yíng)時(shí)效。

2.簽約數(shù)量大

在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，除了B端客戶，可能會(huì)有很多C端用戶在網(wǎng)站上下各種訂單。尤其是在業(yè)務(wù)旺季，每天都要簽署幾千個(gè)訂單，只有簽署成功才能發(fā)貨，造成時(shí)效非常低。

3.簽約成本高

對(duì)于紙質(zhì)合同，簽約除了有快遞費(fèi)用、打印費(fèi)用等顯性成本，還有很多隱性成本。

比如，每一個(gè)紙質(zhì)合同要保存，我們就要把它放在合同保管柜里，占用辦公空間。考慮到日后可能會(huì)查詢以前的合同，還得專門雇人維護(hù)保管的合同文件。這些都是在增加我們的管理成本。

4.風(fēng)險(xiǎn)不可控

對(duì)于紙質(zhì)合同，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)各種各種的問題，比如簽署主體不可控、簽署行為意愿不可控、快遞風(fēng)險(xiǎn)不可控等。

5.合同管理難

無論是合同保管問題、印章存放問題，還是查閱、調(diào)閱、借閱問題，在使用紙質(zhì)合同的情況下是無法解決的。

二、數(shù)字化簽約趨勢(shì)及特點(diǎn)

如何解決這些問題？做數(shù)字化簽約。大家可能對(duì)于數(shù)字化簽約不太了解，我簡(jiǎn)單和大家分享下。

1.電子簽名發(fā)展歷程

2004年8月，我國(guó)頒布了《中華人民共和國(guó)電子簽名法》。之后，隨著框架政策的制定，在執(zhí)行上有了各種細(xì)化和升級(jí)。

2008年，推出ISO 32000: PDF版式文件規(guī)范含電子合同簽署。

2010年，推出證書認(rèn)證系統(tǒng)密碼及其安全技術(shù)規(guī)范、公鑰密碼基礎(chǔ)設(shè)施應(yīng)用技術(shù)體系。

2012年，推出數(shù)字證書認(rèn)證系統(tǒng)密碼協(xié)議規(guī)范。

2014年，推出安全電子簽章密碼應(yīng)用技術(shù)規(guī)范、時(shí)間戳服務(wù)接口規(guī)范、基于SM2密碼算法的證書認(rèn)證系統(tǒng)密碼及其相關(guān)安全技術(shù)規(guī)范。

2016年，推出安全電子簽章密碼應(yīng)用檢測(cè)規(guī)范。這一年，互聯(lián)網(wǎng)金融把電子合同帶到了田間地頭、帶到了大江南北，很多人因?yàn)榛ヂ?lián)網(wǎng)金融第一次接觸到電子合同。經(jīng)過這么多年的發(fā)展，電子合同無論從政策上，還是技術(shù)上都已經(jīng)非常成熟了。

2.政策對(duì)電子合同的加持

從2019年到現(xiàn)在，我國(guó)相繼頒布多個(gè)政策、法規(guī)支持電子簽名的應(yīng)用。在這期間，發(fā)生了幾個(gè)重量級(jí)的事情，如：

① 人力資源、人社部

2020年2月11日，人社部鼓勵(lì)大家網(wǎng)上面試，網(wǎng)上簽約。

2020年3月10日，《人力資源社會(huì)保障部辦公廳管關(guān)于訂立電子勞動(dòng)合同有關(guān)問題的函》提出用人單位與勞動(dòng)者協(xié)商一致，可以采用電子形式訂立書面勞動(dòng)合同。

② 房地產(chǎn)

2019年之前，我們對(duì)于電子簽名、電子合同的應(yīng)用范圍有一部分限制，比如房地產(chǎn)買賣合同不可用電子合同，必須用紙質(zhì)合同。但從2019年之后，我國(guó)修訂了相關(guān)法規(guī)，以及相關(guān)的文件和政策都在推進(jìn)使用電子合同。

3.電子合同究竟是什么？

電子合同是基于電子簽名技術(shù)的應(yīng)用，簽署及傳輸過程采用嚴(yán)格加密技術(shù)，保障其具有與紙質(zhì)合同同等的法律效力，并支持多種司法舉證，確保合同締結(jié)雙方的合法權(quán)益。

① 紙質(zhì)合同的劣勢(shì)與電子合同的優(yōu)勢(shì)

第一，比起傳統(tǒng)的文件簽署，電子合同可以解決假章問題。如果我們拿出一個(gè)紙質(zhì)合同來，即便我們知道上面是蘿卜章（偽造公章）蓋的，也沒辦法證明。

但是在電子簽名時(shí)代，這個(gè)情況是不會(huì)發(fā)生的，因?yàn)闆]有經(jīng)過身份認(rèn)證無法使用印章，而且任何一個(gè)章的使用都有相關(guān)記錄可以追溯到是哪個(gè)手機(jī)號(hào)、什么長(zhǎng)相的人蓋的章。

第二，比起紙質(zhì)合同，電子合同不存在打印、快遞成本這些問題。

第三，紙質(zhì)合同存在倉(cāng)儲(chǔ)成本高、合同易丟失的問題，而電子合同既不會(huì)丟失，也不需要物理空間儲(chǔ)存。

第四，紙質(zhì)合同經(jīng)常會(huì)遇到一個(gè)問題：我們做合同審批的時(shí)候可能是一套文件，等到打印出來、簽署完成之后才發(fā)現(xiàn)合同在這個(gè)過程中可能因?yàn)槿藶槭д`或某種原因發(fā)生了篡改、丟頁(yè)等情況，最終與我們審批的版本不一致。但電子合同可以完全避免這些問題，變得更加安全。

第五，公章私蓋。使用紙質(zhì)合同時(shí)，業(yè)務(wù)人員會(huì)因?yàn)樗角榛蛘叽中臑閯e人蓋了一個(gè)不知名的文件，使用電子合同時(shí)不會(huì)出現(xiàn)這種問題。

三、電子合同全生命周期解決方案

1.電子合同全生命周期

簽訂前：我們要基于某個(gè)合同范本去設(shè)計(jì)合同，在線進(jìn)行一些修改和起草，選擇好合同簽署的相對(duì)方。草擬結(jié)束后，選擇好給誰(shuí)簽，直接進(jìn)入簽訂狀態(tài)。

簽訂中：我們可能需要做內(nèi)部審批，最終確定這份合同可以簽訂。簽訂時(shí)，我們還要驗(yàn)證對(duì)方的身份信息（如：對(duì)方是什么人，對(duì)方是代表什么企業(yè)，這個(gè)企業(yè)的資質(zhì)如何，這個(gè)人能不能有足夠的權(quán)限代表這個(gè)企業(yè)去簽合同）。確認(rèn)完畢后，依據(jù)《電子簽名法》，我們要頒發(fā)一個(gè)CA證書，讓對(duì)方在線完成簽署。

簽訂后：簽訂完成后，就開始履約。一旦發(fā)生糾紛，我們可能還需要相關(guān)的訴訟管理、案件管理、訴訟管理、律師管理。

2.電子合同的簽署流程

電子簽約無非就是四個(gè)角色：

第一個(gè)角色是發(fā)起方，發(fā)起合同的簽署。

第二個(gè)角色是接收方，他可以查看發(fā)起方發(fā)起的合同，查看之后可能要做一些認(rèn)證，證明自己能夠替某一個(gè)企業(yè)來簽署，這時(shí)他才能完成簽署的動(dòng)作。

第三個(gè)角色是出證方，在簽署過程中，記錄雙方的所有線上操作。

第四個(gè)角色是律師方，如果簽署后出現(xiàn)糾紛，需要律師提供相關(guān)的咨詢和服務(wù)。

這個(gè)過程中，有幾件最重要的事：

第一，實(shí)名認(rèn)證，我們要確認(rèn)對(duì)方的身份。實(shí)名認(rèn)證的方法有很多，如手機(jī)號(hào)碼驗(yàn)證、刷臉驗(yàn)證。如果對(duì)方是企業(yè)，驗(yàn)證的方法就更多了，如驗(yàn)證營(yíng)業(yè)執(zhí)照、驗(yàn)證它的對(duì)公賬號(hào)等等。

第二，簽署方的意愿。我們要證明當(dāng)時(shí)是他簽的字，還要證明他簽字的時(shí)候已經(jīng)完整瀏覽過合同，最后通過刷臉采集他的個(gè)人信息確認(rèn)合同的簽署。這些都是關(guān)于簽署方真實(shí)意愿的驗(yàn)證。只有有了這些東西，我們才能證明這份合同的有效性。

第三，防篡改。無論是簽名的防篡改還是合同內(nèi)容的防篡改，如果以后出現(xiàn)糾紛，我們要向法庭證明現(xiàn)在這份合同內(nèi)容和之前接收方簽的合同沒有任何不同。