人力資源電子合同應用常見問題解答

①電子合同能完全無紙化嗎？

對于HR共享服務中心的管理人員來說，還有一個擔心就是電子簽名的引入是否真的能促進完全無紙化，不要在任何階段因為各種原因保留紙質文檔，這樣會造成重復工作，影響效率和效果。

在數字時代HR，時刻關注最新的市場做法和技術，讓你學到一些行業內的最佳做法。目前，電子簽名技術可以完全實現員工全過程的無紙化管理。勞動合同、要約協議、各種證書、員工手冊、保密協議等。可以通過電子簽名來執行，而無需保存任何紙質文檔。

很多企業也是基于電子簽名技術與公司人事系統的對接實現一鍵錄入，員工只需要一部手機就可以完成所有的錄入操作。有了技術支持，人力資源經理可以大膽地在公司推廣電子簽名的應用。

②會不會電子合同泄露個人隱私？

實施電子簽約，員工最擔心的是兩個方面:一方面，員工擔心電子簽約是否真的具有法律效力，是否所有政府、銀行等部門都接受電子合同，是否會耽誤自己的工作。另一方面，由于大家對個人隱私保護的意識越來越強，擔心通過實名認證簽名時會不會出現數據泄露或者個人信息被濫用的情況。

事實上，這些擔憂目前已經沒有必要了。以電子合同形式簽訂的勞動合同、工作證明、收入證明、離職證明、員工手冊等已經得到政府機關、法院、銀行等機構的認可。

特別是對于異地的那些員工，由于沒有了快遞、復印、簽字等多余的操作，處理個人事務的效率大大提高。在個人信息保護方面，第三方電子合同廠商在個人隱私保護方面也非常專業。有個人隱私保護認證證書，確?？蛻綦[私安全。同時個人數據會在平臺上用國家秘密算法加密，給予雙重保險。

③如果業務人員不支持使用電子合同？

通常HR和業務領導溝通時，業務經常說現在不用電子簽合同了，工作正常嗎？使用該系統是另一項費用。你HR團隊或者這些人能給公司帶來什么好處？

事實上，許多企業領導對從紙張、打印到快遞的每份紙質簽名文件的成本沒有直觀的感覺。如果把相關的數據分析分享給企業領導，其實可以給他們一個直觀的印象，就是電子簽名的成本大約是紙質簽名成本的10-20%。完全可以降低日常運營成本。

至于節省的人力時間，HR還可以告訴業務領導，他們可以有更多的時間根據業務的痛點為業務提供更高價值的服務。

④公司法務部門不同意使用電子合同怎么辦？

很多企業，尤其是外企，非常注重合規性，所以很多決策都需要法務的意見。而法務部門的工作目標主要是規避法律風險，所以應對方式通常比較保守。公司的法務部門通常會指出，很多地方法院根據以前的案例和經驗，要求公司在過去的案例中提供紙質合同。雖然國家已經出臺了相關文件，但是不能保證全國這么多城市的地方法院都會承認電子合同?；谶@些原因，當我們去公司詢問法務部門是否支持電子合同，最終的結果是我們還是需要考慮調研。

在數字時代，由于信息的爆炸，法務有時不能得到最及時的信息，所以可以加強溝通。比如我們可以將最新的國家相關論文和電子合同批準的案例及時分享給我們的法務部門，保持相對頻繁的溝通，讓法務部門了解電子簽名的趨勢和實際案例的信息。

同時要讓法務知道電子合同的實名認證和不變性，這樣會進一步降低蘿卜戳、假合同等法律風險。電子合同簽署在我國的法律效力毋庸置疑。