人力資源電子合同應(yīng)用常見問題解答

①電子合同能完全無紙化嗎？

對于HR共享服務(wù)中心的管理人員來說，還有一個(gè)擔(dān)心就是電子簽名的引入是否真的能促進(jìn)完全無紙化，不要在任何階段因?yàn)楦鞣N原因保留紙質(zhì)文檔，這樣會造成重復(fù)工作，影響效率和效果。

在數(shù)字時(shí)代HR，時(shí)刻關(guān)注最新的市場做法和技術(shù)，讓你學(xué)到一些行業(yè)內(nèi)的最佳做法。目前，電子簽名技術(shù)可以完全實(shí)現(xiàn)員工全過程的無紙化管理。勞動(dòng)合同、要約協(xié)議、各種證書、員工手冊、保密協(xié)議等。可以通過電子簽名來執(zhí)行，而無需保存任何紙質(zhì)文檔。

很多企業(yè)也是基于電子簽名技術(shù)與公司人事系統(tǒng)的對接實(shí)現(xiàn)一鍵錄入，員工只需要一部手機(jī)就可以完成所有的錄入操作。有了技術(shù)支持，人力資源經(jīng)理可以大膽地在公司推廣電子簽名的應(yīng)用。

②會不會電子合同泄露個(gè)人隱私？

實(shí)施電子簽約，員工最擔(dān)心的是兩個(gè)方面:一方面，員工擔(dān)心電子簽約是否真的具有法律效力，是否所有政府、銀行等部門都接受電子合同，是否會耽誤自己的工作。另一方面，由于大家對個(gè)人隱私保護(hù)的意識越來越強(qiáng)，擔(dān)心通過實(shí)名認(rèn)證簽名時(shí)會不會出現(xiàn)數(shù)據(jù)泄露或者個(gè)人信息被濫用的情況。

事實(shí)上，這些擔(dān)憂目前已經(jīng)沒有必要了。以電子合同形式簽訂的勞動(dòng)合同、工作證明、收入證明、離職證明、員工手冊等已經(jīng)得到政府機(jī)關(guān)、法院、銀行等機(jī)構(gòu)的認(rèn)可。

特別是對于異地的那些員工，由于沒有了快遞、復(fù)印、簽字等多余的操作，處理個(gè)人事務(wù)的效率大大提高。在個(gè)人信息保護(hù)方面，第三方電子合同廠商在個(gè)人隱私保護(hù)方面也非常專業(yè)。有個(gè)人隱私保護(hù)認(rèn)證證書，確保客戶隱私安全。同時(shí)個(gè)人數(shù)據(jù)會在平臺上用國家秘密算法加密，給予雙重保險(xiǎn)。

③如果業(yè)務(wù)人員不支持使用電子合同？

通常HR和業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)溝通時(shí)，業(yè)務(wù)經(jīng)常說現(xiàn)在不用電子簽合同了，工作正常嗎？使用該系統(tǒng)是另一項(xiàng)費(fèi)用。你HR團(tuán)隊(duì)或者這些人能給公司帶來什么好處？

事實(shí)上，許多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對從紙張、打印到快遞的每份紙質(zhì)簽名文件的成本沒有直觀的感覺。如果把相關(guān)的數(shù)據(jù)分析分享給企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，其實(shí)可以給他們一個(gè)直觀的印象，就是電子簽名的成本大約是紙質(zhì)簽名成本的10-20%。完全可以降低日常運(yùn)營成本。

至于節(jié)省的人力時(shí)間，HR還可以告訴業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)，他們可以有更多的時(shí)間根據(jù)業(yè)務(wù)的痛點(diǎn)為業(yè)務(wù)提供更高價(jià)值的服務(wù)。

④公司法務(wù)部門不同意使用電子合同怎么辦？

很多企業(yè)，尤其是外企，非常注重合規(guī)性，所以很多決策都需要法務(wù)的意見。而法務(wù)部門的工作目標(biāo)主要是規(guī)避法律風(fēng)險(xiǎn)，所以應(yīng)對方式通常比較保守。公司的法務(wù)部門通常會指出，很多地方法院根據(jù)以前的案例和經(jīng)驗(yàn)，要求公司在過去的案例中提供紙質(zhì)合同。雖然國家已經(jīng)出臺了相關(guān)文件，但是不能保證全國這么多城市的地方法院都會承認(rèn)電子合同。基于這些原因，當(dāng)我們?nèi)ス驹儐柗▌?wù)部門是否支持電子合同，最終的結(jié)果是我們還是需要考慮調(diào)研。

在數(shù)字時(shí)代，由于信息的爆炸，法務(wù)有時(shí)不能得到最及時(shí)的信息，所以可以加強(qiáng)溝通。比如我們可以將最新的國家相關(guān)論文和電子合同批準(zhǔn)的案例及時(shí)分享給我們的法務(wù)部門，保持相對頻繁的溝通，讓法務(wù)部門了解電子簽名的趨勢和實(shí)際案例的信息。

同時(shí)要讓法務(wù)知道電子合同的實(shí)名認(rèn)證和不變性，這樣會進(jìn)一步降低蘿卜戳、假合同等法律風(fēng)險(xiǎn)。電子合同簽署在我國的法律效力毋庸置疑。