公司印章種類繁多，主要包括公章、財務(wù)印章、合同印章、法定代表人印章、發(fā)票印章等，那么，公司印章的管理和使用可能存在哪些問題？如何預(yù)防？本文將為您詳細介紹。

　　一、公司印章的類型和用途

　　公司印章種類繁多，各有用處，分別是做什么的？

　　（1）公章用于處理公司外部事務(wù)，如需加蓋工商、銀行等外部事項。

　　（2）財務(wù)專用章，用于公司票據(jù)出具，如出具支票時需加蓋。

　　（3）合同專用章，公司簽訂合同時通常需要加蓋。

　　（4）法定代表人印章，用于特定用途，公司出具票據(jù)時還應(yīng)加蓋此印章。

　　（5）發(fā)票專用章，公司開具發(fā)票時需加蓋。

　　二、公司印章管理和使用可能存在哪些問題？

　　（1）印章刻制的業(yè)務(wù)流程不明確，沒有審批程序。只要業(yè)務(wù)需要，領(lǐng)導(dǎo)或部門就可以隨意雕刻印章。雕刻后未發(fā)布正式啟用文件，印章使用范圍和使用時間不明確。

　　（2）印章雕刻不在公安部門指定的單位進行，也不在公安機關(guān)備案。隨意找一個單位刻公章，為今后使用印章的風(fēng)險埋下隱患。

　　（3）個別企業(yè)沒有印章管理規(guī)章制度，使用印章未經(jīng)嚴格批準(zhǔn)。印章管理人員不嚴格審查印章材料的使用情況，甚至在空白介紹信或空白紙上用印。印章保管人讓印章離開自己的視線，或者允許他人在自己不在場的情況下代為蓋章。

　　（4）個別企業(yè)沒有統(tǒng)一的印章使用臺賬，采用一頁紙請示的方式。請示完成后，領(lǐng)導(dǎo)審批用印的簽字由經(jīng)理辦公室保存，時間長了容易丟失，無法追溯。雖然個別單位有統(tǒng)一的用印臺賬，但領(lǐng)導(dǎo)在材料上簽字直接上報的文件沒有記錄用印事項和用印人員。涉及此類文件的問題也無法追溯，形成法律風(fēng)險。

　　（5）個別企業(yè)印章保管制度不完善，無專人保管，印章丟失或盜竊后不及時報告，不主動在報紙上發(fā)布公告聲明印章作廢，留下潛在用印風(fēng)險。

　　（6）為了追求收入，個別企業(yè)允許不合格的企業(yè)掛靠施工。個別情況下，附屬單位甚至可以使用公司印章。一旦附屬單位出現(xiàn)問題，企業(yè)將承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。

　　（7）個別企業(yè)不重視項目部印章的管理，沒有意識到項目部印章對企業(yè)的重要性，項目部印章管理不規(guī)范，沒有限制使用范圍和審批程序，沒有設(shè)立項目部印章賬戶，形成項目部印章管理空白，給企業(yè)帶來更大的法律風(fēng)險。

　　（8）個別企業(yè)印章被仿冒后，未采取正確應(yīng)對措施，放任風(fēng)險發(fā)生，給企業(yè)帶來不可挽回的損失。

　　（9）個別企業(yè)在下屬單位、部門、項目部被撤銷后，未及時收回、銷毀這些單位的印章，造成印章流失，形成潛在的法律風(fēng)險。

　　三、如果公司印章被盜、被搶或丟失怎么辦？

　　除了上述公司印章管理和使用中可能存在的各種問題外，還有另一種情況，即公司印章可能被盜、被搶或丟失。如果公司印章被盜、搶劫或丟失該怎么辦？

　　如果印章確實被盜（被搶），企業(yè)不承擔(dān)因使用印章而發(fā)生的爭議。

　　首先，因為在公安機關(guān)有公章的備案，法定代表人應(yīng)將身份證原件和復(fù)印件、工商營業(yè)執(zhí)照原件和復(fù)印件帶到丟失地點管轄的派出所，領(lǐng)取報案證明。

　　第二步是讓公眾知道丟失的公章是無效的，所以公章丟失后的第二件事是持有報案證明的原件和復(fù)印件，工商營業(yè)執(zhí)照的原件和復(fù)印件在市級以上的報紙上發(fā)表聲明，聲明公章無效。報紙將在第二天發(fā)表。在哪家報紙上發(fā)表聲明可以詢問當(dāng)?shù)毓ど绦姓芾砭郑總€地方都有不同的規(guī)定。這里需要注意的是，大多數(shù)報紙會要求公司所有股東到場簽署同意登報聲明，這也為許多公司的公章丟失補辦設(shè)置了一定的障礙。

　　第三步是持下列文件到公安局公安部門辦理新印章備案：營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、法定代表人身份證復(fù)印件、企業(yè)印章證明、法人委托授權(quán)書、所有股東身份證復(fù)印件、股東證明或工商局印制的股東名單、派出所報案回執(zhí)及登報聲明復(fù)印件。

　　第四步是辦理好新印章登記后，可以在公安部門的指導(dǎo)下刻新印章。新印章需要不同于以前丟失的印章。

　　四、如何預(yù)防公司印章管理中可能出現(xiàn)的問題？

　　一是建立日常保管制度：

　　（1）公司印章采用分級保管制度，各類印章由各崗位專人按職權(quán)領(lǐng)取保管；

　　（2）印章必須由專門保管人妥善保管，不得擅自委托他人保管，并在其崗位職責(zé)中予以明確；

　　（3）妥善保管公章，注意安全，防止損壞、丟失和盜竊。

　　二是明確保管人的責(zé)任：

　　（1）印章保管人必須妥善保管印章，不得丟失。如有遺失，必須及時向公司報告；

　　（2）未經(jīng)規(guī)定程序，必須嚴格按照公司使用印章的規(guī)定使用印章；

　　（3）在使用過程中，保管人對文件和印章使用單的簽字情況進行審核，同意的用印，否決的退回；

　　（4）檢查印章的使用是否與蓋章的文件內(nèi)容一致，如不一致，則不予蓋章；

　　（5）在印章使用中違反規(guī)定，給公司造成損失的，由公司處罰違紀(jì)者，造成嚴重損失或情節(jié)嚴重的，移送有關(guān)機關(guān)處理。

　　公司還可以設(shè)置專人管理公章。專人管理是指公司安排專屬部門或?qū)Ｂ毴藛T管理公章的使用、印刷和登記。可以制定相應(yīng)的公司內(nèi)部制度來完善此類事項。

　　目前，小企業(yè)公章一般由法定代表人控制，如果法定代表人本身是公司股東，一般更安全，雖然法定代表人本身不等于公司，但由于公司利益和股東利益原則上的一致性，所以公章對外加印法定代表人會更加謹慎。

　　公章由專人管理，方便公章使用不當(dāng)時追究責(zé)任。同時，建議專門管理公章的人員僅限于行政職能部門或行政人員，避免公章管理人員與負責(zé)銷售或采購的外部人員身份相同，因為后者容易使權(quán)利行使不透明，難以監(jiān)控其使用公章的合法性或合理性。